Để Quy định ban hành theo Quyết định số 1110/QĐ-TCHC thực sự đi vào đời sống cán bộ, giáo viên và sinh viên.

Ngày 23/8/2006, Hiệu trưởng Trường Đại học Ngoại ngữ đã ký "Quyết định của Hiệu trưởng Trường Đại học Ngoại ngữ v/v Qui định về quản lý, khai thác và cập nhật thông tin Trang thông tin điện tử (website) trường Đại Học Ngoại ngữ" Số 1110/QĐ-TCHC. Đây là một quyết định kịp thời trong việc tổ chức và quản lý sử dụng các trang thông tin điện tử của nhà trường. Để việc thực hiện tốt Quy định mới này, góp phần đưa quy định thực sự đi vào đời sống của toàn thể cán bộ, giáo viên và sinh viên trong trường nói chung và trong Khoa Tiếng Anh nói riêng, để nghị các bên quản lý liên quan làm rõ thêm một số khái niệm và vấn đề đã nêu trong Quy định ban hành kèm theo Quyết định 1110/QĐ-TCHC. Cụ thể như sau:

1. Theo Điều 1, các đơn vị và cá nhân trong nhà trường được cấp quyền sử dụng "tối đa các chức năng của website trong các hoạt động quản lý, giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học" (xin gọi tắt là QGHNC). Khái niệm "tối đa" ở đây cần được hiểu như thế nào? Tối đa theo tính năng kỹ thuật của các website hay tối đa về nhân lực, v.v... Hiện nay nhiều khoa trong nhà trường đang sử dụng các website dựa trên công nghệ Moodle và có rất nhiều các tính năng thiết thực và hiệu quả phục vụ QGHNC vẫn bị hạn chế, không phát huy được tối đa khả năng kỹ thuật phục vụ cán bộ, giáo viên và sinh viên. Điều 1 cũng nêu "Đối với tài khoản dành cho sinh viên được phân loại quyền truy cập. Cơ chế cấp tài khoản tuỳ thuộc quy định của Trường đối với các hệ và loại hình đào tạo", vậy các phân loại và cơ chế này có thể tham khảo ở văn bản nào, sao không đưa vào ngay quy định này để dễ thực hiện? Cán bộ, giáo viên và sinh viên khi đăng ký có bắt buộc phải đăng ký theo tên thật (bao gồm họ tên, đơn vị, v.v...) hay chấp nhận cả các ẩn danh (nick); nếu cho phép các ẩn danh thì khả năng kỹ thuật có bảo đảm truy tìm danh tính người sử dụng vi phạm để xử phạt không? Khả năng này được quy định và hỗ trợ như thế nào?

2. Điều 2 cho biết "Quy định này quy định chi tiết việc quản lý, khai thác... áp dụng đối với tất cả các đơn vị, cá nhân trong thuộc Trường...". Vậy còn người sử dụng ở bên ngoài muốn tham gia đóng góp xây dựng nhà trường có được đăng ký không? Nếu có, các tài khoản của người sử dụng ngoài trường đăng ký trên các website của trường (ở các cấp) có chịu tác động của quy định này không? Làm thế nào để biết danh tính của họ? Ai chịu trách nhiệm quản lý các đối tượng này? Cơ chế xử phạt đối với các vi phạm của đối tượng này như thế nào?

3. Khái niệm "quản lý chặt chẽ" trong Điều 3 cần được hiểu theo nghĩa "công nghệ - kỹ thuật" hay về nội dung thông tin đăng tải? Các cấp dưới cấp trường có được phép nâng cao khả năng quản lý của mình bằng việc đầu tư vào cơ sở vật chất riêng như đặt máy chủ, thuê hosting, đăng ký tên miền riêng, v.v...? Nhà trường có quy định và trách nhiệm như thế nào về việc hỗ trợ nhân lực và vật lực để các cấp quản lý tăng cường năng lực quản lý của mình?

4. Điều 4 đề cập đến hai nghị định của chính phủ là Nghị định 55/2001/NĐ-CP và 60/2004/NĐ-CP cũng như Luật công nghệ thông tin. Để giúp các đơn vị và cá nhân quán triệt và thực hiện tốt các nghị định này, đề nghị nhà trường cho đăng tải trên website chính các văn bản pháp luật này. Hơn nữa, trường ta có nhiều chuyên gia và cả sinh viên nước ngoài sử dụng website của trường (ở các cấp), nên chăng cần cho dịch các văn bản này ra các thứ tiếng hiện đang giảng dạy để các đối tượng người nước ngoài cùng cam kết thực hiện tốt các quy định của nhà nước.

5. Điều 5 không thấy nêu vấn đề hỗ trợ và trách nhiệm về kỹ thuật của Trung tâm Công nghệ thông tin. Vậy những trách nhiệm này thuộc đơn vị nào trong trường gách vác, các quy định đối với các trách nhiệm này (trong đó có trách nhiệm duy trì lưu thông thông tin, không để gián đoạn ảnh hưởng công tác QGHNC trong toàn trường)? Vấn đề nâng cao năng lực quản lý cho các đơn vị cũng chưa thấy đề cập.

6. Cần có quy định rõ ràng cho "Ban biện tập thông tin điện tử" về các vấn đề khối lượng công việc, chế độ đãi ngộ, trách nhiệm và quyền hạn, vấn đề bản quyền và các vấn đề có liên quan khác nhưng chưa thấy nêu ra trong điều này.

7. Cần làm rõ hơn nữa các vấn đề xoay quanh thông tin về nghiên cứu khoa học vì mọi thông tin loại này đều là sản phẩm sáng tạo, là tài sản trí tuệ của các đơn vị hoặc cá nhân và việc cung cấp các thông tin loại này có liên quan rất nhiều tới các vấn đề về bản quyền, quyền xuất bản và cần có cơ chế xin phép - cấp phép và bảo đảm quyền lợi của tác giả (gồm đơn vị và cá nhân sáng tạo thông tin) trước khi cung cấp và đăng tải diện rộng khắp toàn trường.

8. Trong Điều 8, khoản 1, cần làm rõ khái niệm "tin nội bộ" vì như được biết, các tin nội bộ thường không cho phép người ngoài được biết, được đọc. Nếu cho đăng tải lên các website thì có biện pháp gì để ngăn chặn người ngoài truy cập và tìm hiểu về các tin nội bộ? Ai sẽ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật nếu các tin này lọt ra ngoài? Còn nếu cho đăng tải ở trang lưu hành hẹp như Tác nghiệp, thì cần có quy định rõ ràng về quyền được cung cấp thông tin có liên quan, cụ thể là việc cung cấp tài khoản cho tất cả cán bộ, giáo viên và sinh viên có liên quan. Cũng trong điều này ở khoản 2, cần làm rõ khái niệm "các hoạt động xã hội".

9. Cần làm rõ "các vị đưa thông tin" là những ai.

10. Điều 10 không thấy đề cập tới trách nhiệm hỗ trợ kỹ thuật duy trì các hoạt động của các website đơn vị. Cần làm rõ các trách nhiệm này để website các đơn vị bảo đảm chất lượng quản lý cấp đơn vị, các hoạt động giảng dạy và học tập dựa vào công nghệ tin học và các website. (Xem thêm ở phần 5 trình bày phía trên.)

11. Trong Điều 11, cần làm rõ thêm khái niệm "thông tin phục vụ công tác đào tạo" bao gồm những gì? Một mảng quan trọng trong công tác đào tạo là quản lý đào tạo (thấy xuất hiện xuyên suốt quy định này) lại không thấy có ở mục này, vậy mảng này có nằm trong nội dung "thông tin phục vụ công tác đào tạo" hay không? Hơn nữa, cần xác định nghĩa của thuật ngữ "ảnh hưởng" là tích cực hay tiêu cực và cần quy định chi tiết thế nào là tích cực và tiêu cực. Ví dụ các thông tin và ý kiến đóng góp trong việc chống tiêu cực, chống lãng phí, chống bệnh thành tích, nêu lên các hoạt động chưa đạt chất lượng trong đào tạo và quản lý đào tạo, của các đơn vị và nhà trường có thuộc diện "không được phép đưa lên" vì "ảnh hưởng" không? Nếu khả năng kỹ thuật ở cấp các đơn vị không ngăn chặn được các thông tin diện "cấm" (do không có chuyên môn sâu và kinh phí đào tạo) của nhiều đối tượng người sử dụng thì sẽ xử lý như thế nào? Cơ chế nâng cao năng lực quản lý và quản trị mạng thuộc về đơn vị hay nhà trường? v.v...

12. Về Điều 12, việc quản lý và kiểm duyệt nội dung thông tin (bao gồm mọi bình diện đào tạo và quản lý đào tạo, chuyên môn sâu các chuyên ngành giảng dạy) ở cấp đơn vị, nhất là các khoa với số lượng rất lớn cán bộ, giáo viên và sinh viên là việc làm đòi hỏi nhiều thời gian, công sức, kiến thức và kỹ năng chuyên môn, cần có quy định phù hợp về đãi ngộ để nâng cao trách nhiệm và năng lực quản lý, kiểm duyệt.

13. Trong Điều 13, cần làm rõ các quy định liên quan đến việc mở website cá nhân trên máy chủ của nhà trường về mặt hỗ trợ kỹ thuật, tài chính, bảo mật, v.v...

14. Cần làm rõ hơn khái niệm "các môn học do mình đảm nhiệm" trong Điều 14. Các môn này được xác định thông qua thời khoá biểu từng học kỳ, tổ chuyên môn vẫn thường sinh hoạt, hay khả năng và trình độ chuyên môn (theo bằng cấp được đào tạo chính thức trong các khoá học chính thức của nhà trường, nhà nước giao phó), hay công tác mang tính "thời vụ" được cấp trên giao phó? Có cần văn bản chính thức để xác định nhiệm vụ được giao của mỗi cá nhân tham gia đăng và cập nhật thông tin không? Cấp nào được quyền ban hành các văn bản này? Ngoài ra, cần làm rõ thêm khái niệm "ảnh hưởng" (Xem thêm phần 11.)

Ngoài ra, các nội dung của Quy định nêu trên chỉ chủ yếu tập trung về quản lý "các hoạt động quản lý, giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học", nhấn mạnh vào việc "nâng cao chất lượng đào tạo đại học và sau đại học, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ" mà không thấy đề cập chi tiết tới các công tác khác không kém phần quan trọng, nếu không muốn nói là vô cùng quan trọng, trong đó có các thông tin về Đảng, về Đoàn, các hoạt động của thanh niên sinh viên, các hoạt động tình nguyện, đời sống văn hoá, văn nghệ và tinh thần, tâm tư nguyện vọng của sinh viên, công tác quản lý các ký túc xá, đời sống cán bộ, giáo viên và sinh viên, công tác xây dựng cơ sở hạ tầng vật chất của nhà trường và rất nhiều các mảng hoạt động khác quan trọng cần phổ biến, trao đổi thông tin giữa các đơn vị và cá nhân cán bộ, giáo viên và sinh viên trong toàn trường (trừ một đoạn chưa rõ nghĩa: "các hoạt động xã hội" ở Phần II, Điều 8 khoản 2; và một cụm từ ngắn gọn gồm 6 chữ chung chung "công tác đoàn thể xã hội" ở Phần III, Điều 11). Do tính chất quan trọng của các vấn đề này, cần có thêm quy định chi tiết để các cấp quản lý mạng thông tin có cơ sở thực hiện cụ thể hơn.

Trên đây là một số vấn đề cần làm rõ thêm để các đơn vị và cá nhân trong Trường thực hiện tốt Quy định nêu trên cũng như công tác quản lý các website trong trường nói chung. Đề nghị các cấp quản trị mạng và các bên liên quan cùng sớm thảo luận, giải quyết.